Gestionar per telèfon? 10 idees per a una millor conferència trucada

(Imatge a través de DepositPhotos)

Com puc gestionar les persones que no veig?

Aquesta és una pregunta que em fan un bon nombre de directius que treballen amb personal remot i autònoms i es comuniquen amb ells per Skype, Google Hangouts, correu electrònic, xats en línia i, sí, per telèfon.

Pel que demanen els directius, queda clar que, malgrat les innovacions en tecnologia de comunicació, continua sent un repte comunicar-se eficaçment amb persones que treballen en un altre lloc.

Recordo bé el repte. En el meu primer treball d'escriptori a The Philadelphia Inquirer, vaig coordinar la cobertura del diari de Nova Jersey i vaig aprendre moltes coses sobre els jocs d'atzar de casino, els pantans de nabius, els llocs de residus tòxics de Superfund i els polítics corruptes. Com que estava a Filadèlfia i la majoria del meu personal treballava en oficines ubicades a Trenton i punts al sud, també vaig aprendre moltes coses sobre la gestió per telèfon.

En els anys posteriors (i n'hi ha hagut bastants), el meu ús del telèfon sovint ha implicat reunir grups de persones per a trucades de conferència. Alguns van ser cridats per fer anuncis o compartir informació. Altres van proporcionar una manera de fer una pluja d'idees o discutir enfocaments a un problema. Alguns es feien mensualment, setmanalment o fins i tot diàriament perquè els membres del meu personal descentralitzat poguessin informar-se mútuament i planificar junts. I alguns van ser cridats per tractar temes puntuals i puntuals.

Recentment, vaig saber d'un gerent que em va demanar consells per facilitar una trucada de conferència efectiva. Reconeixent que això és un art, no una ciència, i que hauríeu d'adaptar el vostre enfocament individual a les necessitats i qualitats úniques del vostre grup, ofereixo aquestes idees. Espero que siguin útils.

1 . Coneix els participants. El primer pas per fer una trucada de conferència amb èxit té lloc molt abans que algú s'hi connecti. Necessites conèixer els participants, i ells t'han de conèixer a tu. Així que visiteu les vostres ubicacions remotes tan sovint com sigui possible. Ser capaç de posar cares amb les veus. (Vaig treballar amb dos stringers autònoms a Jersey durant quatre anys i mai no els vaig conèixer en persona.) És possible que no pugueu visitar el personal de l'oficina i els autònoms cada setmana, o fins i tot cada mes, així que quan pugueu, feu que la visita compti: abordeu els problemes laborals que us permetin veure l'altre en acció.

2. Fixar un objectiu. Encara que la convocatòria se celebri cada setmana per parlar de qüestions com la propera edició del diumenge, les mètriques del vostre lloc web o el progrés d'un projecte a llarg termini, establiu un objectiu clar per a cada convocatòria. Si l'únic que voleu fer és assegurar-vos que tothom sàpiga en què estan treballant els seus companys, podeu dir-li a tothom que envieu alguna cosa per escrit i que eliminin una reunió. Però si voleu identificar la millor història de la setmana i compartir idees per a la seva presentació, assegureu-vos que tots els participants de la trucada ho sàpiguen per endavant i ajudeu a fer-ho realitat. Recordeu que si em convides a una trucada, he d'entendre per què hi sóc i què s'espera que contribueixi al seu èxit. Això comença quan entenc el teu objectiu. (I sigueu realistes. No podeu crear una estratègia de xarxes socials en una trucada de 60 minuts. Però podeu acordar un procés i assignar tasques als implicats en el projecte. Això és un progrés.)

3. Preparar una agenda. I compartir-ho. Abans de la trucada, envieu un correu electrònic als participants que inclogui l'objectiu de la convocatòria i qualsevol punt de discussió específic. Explicar-me amb antelació el que parlarem em dóna l'oportunitat de pensar sobre el tema i què podria aportar. Si sóc introvertit, m'has ajudat molt. També, incloure al correu electrònic els noms dels que seran a la convocatòria. M'ajudarà a imaginar qui està assegut al voltant d'aquesta taula de conferències virtual.

4. Començar (i acabar) a temps. Si és difícil organitzar una reunió en persona quan la gent arriba en tot moment, és encara més difícil quan entren en una trucada de conferència després que hagi començat. Si la trucada s'ha d'iniciar a les 14:00, comenceu-la a les 14:00. i fer un seguiment amb els que arriben tard de manera crònica. I, per la vostra banda, assegureu-vos d'acabar la trucada quan vau dir que s'acabaria.

5. Prendre rotllo. Al principi d'una trucada, m'agrada que els participants de la trucada anunciïn la seva presència. Això aconsegueix dues coses: ajuda els participants a imaginar qui està assegut al voltant de la taula de conferències virtual; i em dóna l'oportunitat de fer una llista de comprovació de qui està a la trucada, de manera que puc assegurar-me que la veu de tothom s'escolta.

6. Establir expectatives de participació. Crida a la gent. Les conferències telefòniques, com totes les reunions, us permeten enviar una varietat de missatges, com ara: 'Necessitem les idees de tothom en aquesta organització'. 'Les veus més altes no tindran cap avantatge'. 'Tractarem les idees de tothom amb respecte'.

Massa conferències telefòniques, com massa reunions en persona, infringeixen aquests principis, i l'organització és més pobra per això. Com a facilitador, feu un seguiment de qui parla i pregunteu als qui estan callats què pensen. Si algú està a punt de parlar pel 26^thtemps, digues educadament: 'Abans de parlar, William, per què no tenim notícies de la Susan?' No t'oblidis, això és teu anomenada.

I aneu amb compte a l'hora de desanimar la participació amb les vostres opinions: les vostres paraules tenen molt pes. De nou, recordeu que la reunió és vostra. Pots parlar quan vulguis. Així que deixeu anar els altres primer.

7. Mantenir el camí. Estigueu atents al vostre objectiu i a la conversa. Quan una discussió dissenyada per aflorar idees per millorar el rendiment de la data límit s'endinsa en una discussió sobre qui va fer què una nit d'octubre, regeix les coses. Repetiu l'objectiu i resumiu el progrés del grup fins ara. Aleshores, que es reprendi la discussió.

8. No tinguis por del silenci. Interpretar el silenci en una conferència és una mena d'art. Molts facilitadors assumeixen que el silenci significa que la discussió s'ha aturat i que és la seva responsabilitat iniciar la conversa. Però recordeu la resposta del bon periodista al silenci: deixeu-ho penjar. La persona que s'entrevista sovint l'omple, i de vegades porta la conversa a un lloc més profund. O bé, respondre al silenci replantejant el tema en discussió; fer una pregunta que ajudi al grup a mirar el problema des d'una perspectiva diferent. Conclusió: no deixeu que el silenci us faci abandonar una discussió massa ràpidament. Encara podria tenir bons llocs per anar.

9. Acordeu els propers passos. Quan us acosteu al final d'una trucada, resumiu el que ha aconseguit el grup, relacioneu-lo amb l'objectiu declarat de la reunió i proposeu els següents passos. Què faràs amb la sortida de la reunió? Què necessites que facin els altres de la trucada? Qui informarà durant la propera trucada? Quan serà? Deixeu que tothom tingui una idea clara de per què la trucada va ser un ús productiu del seu temps.

10. Seguiment amb correu electrònic. Alguns gestors els agrada que algú a la trucada prengui minuts detallats i els distribueixi als participants després. Normalment m'inclino cap a un correu electrònic de seguiment més breu en el qual resumeixo el que vam aconseguir i el que vam acordar que serien els propers passos. Però deixeu que la situació guiï el vostre seguiment. Si el vostre objectiu era fer una pluja d'idees per a la propera campanya electoral i la convocatòria va generar 57 idees, un correu electrònic que les enumera totes indica al grup que té moltes bones idees. Si el vostre objectiu era marcar el progrés d'un programa de formació permanent del personal, un paràgraf succis podria ser suficient.

El més important, recordeu que la gestió del personal per telèfon es basa en els mateixos fonaments que la gestió presencial. El vostre èxit augmentarà i caurà en funció de la qualitat de les relacions que establiu amb aquest personal. I cada interacció que tingueu amb ells, ja sigui un a un o en grup, contribueix a la qualitat d'aquestes relacions.

Marqueu fora. (És broma.)