9 maneres de fer que els vostres comentaris siguin més efectius

No es tracta només de donar feedback, és com els doneu. (Foto de Flickr de Greg Anderson Photography)

Això és bo, perquè el feedback és el que més els necessita el seu personal. Positiu o negatiu, el feedback és el combustible que tots necessitem per millorar la nostra feina.

Però com passa amb tantes resolucions dignes, el secret de l'èxit rau en l'execució.

Recentment, un col·lega em va explicar una història sobre com enviar comentaris a algú que va resultar no ser receptiu. La reunió no va anar bé. Això em va fer pensar quants factors poden influir en la manera com s'escolten i responen els nostres comentaris, i quants d'aquests factors podem controlar.

Com podeu assegurar-vos que envieu els vostres comentaris d'una manera que ajudi a assegurar-vos que es rebin i s'actuï?

Aquí hi ha nou idees per augmentar les possibilitats de rebre els vostres comentaris tal com voleu que siguin: Aportacions que poden ajudar un empleat a fer un millor treball. Trieu-ne uns quants i proveu-los:

1. Comprometeu-vos a parar realment atenció. Perquè els vostres comentaris siguin útils, han de ser específics i substantius. 'La història no em va funcionar', no li dóna gaire feina a l'escriptor. Millor seria: 'Em pregunto si podríeu haver accelerat el ritme de la història si feu servir una o dues clàusules dependents menys'.

   Per oferir aquest nivell de comentaris, cal llegir la història, o mirar el vídeo o estudiar el gràfic, i després pensar en Per què va funcionar o es va quedar curt. Això requereix que us comprometeu amb el vostre temps i atenció, però augmenta les possibilitats que la vostra aportació sigui benvinguda i s'actuï.

2. Feu una rutina de comentaris. Aquest és de sentit comú: com més sovint m'oferiu comentaris, més formarà part de la nostra manera de fer negocis, i més probabilitats hi respondré positivament.

   A les oficines on els comentaris del cap equivalen a un 'esdeveniment', la resposta de l'empleat podria ser defensiva o confusa, reduint la probabilitat que es produeixi alguna cosa positiva.

   En canvi, així és com hauria de ser la nostra jornada laboral ideal:
   Tu i el teu personal col·labores a la feina i després parles de com ha anat. Per què parlar? Per fer una feina encara millor demà.

3. Centra't en una cosa. Si voleu oferir comentaris a la gent de manera rutinària, certament no podeu fer de cada conversa una crítica llarga i profunda. Millor que us centreu en només un element del seu treball: una imatge difusa, una il·luminació fantàstica, una entrevista reveladora. Sigues el més específic possible en la teva observació i apunta sempre endavant: què podem provar la propera vegada?
4. Enquadra bé els teus comentaris. Un col·lega em va dir que el seu cap sempre li feia un pronòstic dels seus comentaris d'una manera que l'ajudava a escoltar-los com a constructius. Penseu en com de diferent és cadascun dels vostres empleats. Un és autocrític, un altre és insegur, un altre té alguns punts cecs. Tenint en compte els mateixos comentaris, cadascú ho sentirà de manera diferent, i això requereix que penseu en la millor manera de personalitzar la vostra entrada per a cada membre del personal. Com saps com fer-ho? Bé…
5. Treballar tota la relació. Saber com enquadrar els comentaris per a un personal individual us requereix realment conèixer el personal. La qual cosa ens porta a un altre punt de sentit comú: com més fortes siguis les teves relacions amb el teu personal, més probable és que els teus comentaris siguin rebuts amb confiança i obertura. Al cap i a la fi, si la vostra relació és forta, haureu demostrat de totes maneres (les vostres tasques, la vostra defensa i el vostre interès pels seus objectius personals) que esteu treballant en nom d'ells. Un cop existeix aquest vincle de confiança, és molt més probable que els vostres comentaris siguin benvinguts i acceptats.
6. Fer una pregunta. La retroalimentació no ha de ser una sèrie d'afirmacions. Quan t'agrada com algú va fer alguna cosa, per què no preguntes per què ho va fer així? La meva amiga, Jill Geisler, assenyala que obteniu diversos beneficis d'aquesta tàctica: el personal sap que us agrada la feina i l'ajudes a pensar en què va fer que el seu enfocament tingui èxit. Com més pensa en això el personal, més probabilitats hi haurà de repetir-ho. Missió complerta.
7. Equilibra el positiu i el negatiu. En algunes redaccions, els empleats es queixen que l'única vegada que reben comentaris és quan se'ls elogia, i (siendo els escèptics que són els periodistes) arriben a no creure-ho. Però el remei per a això no ha de ser la recerca activa d'alguna cosa crítica per dir a tothom. Si algú fa un bon treball, identifiqueu àrees en què pot millorar encara, nous enfocaments que podria provar, maneres d'estirar. Perquè tots podem. I l'equilibri que aconseguiu amb els vostres suggeriments pot ajudar a que els vostres compliments guanyin credibilitat.
8. De tant en tant, aprofundeix. Els vostres comentaris rutinaris diaris solen implicar la feina que el personal va fer ahir o avui. De tant en tant, però, és intel·ligent retirar la lent i parlar amb el personal sobre el seu treball general. Com va el ritme? Com estem comportant aquests objectius de les xarxes socials? Quin èxit té la nostra narració multimèdia? La combinació de comentaris constructius del dia a dia i comentaris perspicaces i ocasionals faran que aquestes revisions anuals siguin molt més fàcils i molt més valuoses.
9. I de tant en tant, fes un record. El meu amic, Gregory Favre, aconsella als directius que 'escriguin elogis i diguin crítiques'. Consell savi.

   Penseu-hi: quants de vosaltres teniu una nota gratuïta d'un cap amagada en un fitxer en algun lloc? La majoria de nosaltres ho fem. Et recorden moments en què et senties realitzat i apreciat. D'altra banda, poques vegades he estat més desinflat que quan vaig rebre una nota d'un cap que criticava el meu rendiment. La mateixa sensació de permanència que em porta a mantenir aquesta nota de compliment fa que la crítica sigui especialment urticant, com si la redempció fos poc probable. Normalment, el cap no té la intenció; però això és el que experimento.

   Dir les crítiques augmenta la possibilitat que escolti clarament el missatge i tingui l'oportunitat de parlar-ne. Així que de tant en tant, anoteu les coses bones. Però si el missatge és crític, parleu-ne.

I aquí teniu una darrera proposta. Després d'haver compartit els comentaris amb un membre del personal, convideu-lo a donar-vos-ne alguns a canvi. 'Com t'estic fent?' és una gran pregunta per fer a les persones amb qui esteu col·laborant de veritat. Recordeu la nostra jornada laboral ideal:

Col·laborem en la feina i, després, parlem de com ha anat, perquè puguem treballar millor demà. Tots dos.