Nou en el treball a distància? Aquestes eines us facilitaran la transició a treballar des de casa

Shutterstock.

Mentre el brot de coronavirus continua (fins i tot apareixent a les redaccions ), les organitzacions demanen als empleats que treballin des de casa quan puguin.

Per a alguns, això pot significar descobrir buits a les vostres piles d'eines. Tenint això en compte, hem compilat una llista d'eines que us poden ajudar a abordar les diferents necessitats que pot tenir el vostre equip per mantenir-se connectat i eficaç a la feina.

Una llista exhaustiva és gairebé impossible de compilar donat el ritme al qual es llancen nous productes o es tanquen, però aquestes són algunes de les eines més habituals que veiem que utilitzen les redaccions. També hem apuntat a eines amb una incorporació i usabilitat més senzilles en lloc de compartir eines complexes que no són fàcils d'adoptar. Hem inclòs informació sobre els preus, però hauríeu de consultar els llocs web de les plataformes per obtenir la informació més precisa, ja que pot ser diferent segons la mida i les necessitats de la vostra organització. Tingueu en compte que la vostra empresa pot tenir polítiques sobre quines versions d'eines podeu utilitzar a causa de les limitacions de seguretat.

Aquestes eines estan organitzades per tres necessitats comunes d'eines que la majoria de les organitzacions comparteixen: comunicació, documentació i gestió de projectes.

Recordeu que les eines que utilitzeu no han de ser més complicades que la tasca que intenteu dur a terme. Tria el que funciona millor per al flux de treball i els estils de treball de tu i del teu equip.

Perquè la comunicació cara a pantalla tingui èxit, és important establir una comprensió clara de les expectatives de la vostra plataforma de comunicació.

Adopta la naturalesa asíncrona de la comunicació entre plataformes de missatgeria. Organitza les teves converses en canals o xats perquè la informació no sigui aclaparadora o difícil de trobar. Preneu-vos el temps per calibrar la vostra configuració de notificacions per trobar l'equilibri adequat entre informat i sobrecarregat. Utilitzeu horaris i estats per establir la disponibilitat.

Google Hangouts - Videoconferència

El producte de videoconferència de Google, Hangouts Meet, ofereix una interfície senzilla d'utilitzar per a reunions virtuals, compartir pantalla i xatejar. Si vostè o la vostra organització ja feu servir G Suite, podeu utilitzar les funcions avançades de nivell empresarial de G Suite de manera gratuïta fins a l'1 de juliol. Això us permetrà gravar vídeos i reunir-vos per a un màxim de 250 persones.

Si estàs totalment compromès a utilitzar G Suite per al correu electrònic (Gmail) i el calendari (Google Calendar), utilitzar Google Hangouts Meet és bastant senzill. Google Calendar crearà automàticament una trucada de Meet amb cada invitació de calendari que envieu i tothom que hi participi podrà accedir a la trucada. Un cop dins de la trucada, la interfície és senzilla per xatejar i compartir la pantalla. Si gestioneu un compte de G Suite personal i un compte de G Suite laboral, pot ser difícil seleccionar el compte correcte en tot moment.

Preus
Si teniu un compte de Gmail, teniu la versió gratuïta de Google Hangouts Meet, que us ofereix 25 participants per trucada.

Fluix - Comunicació asíncrona

Slack ha estat àmpliament acceptat, estimat i odiat per molts. La funcionalitat bàsica gira al voltant de converses multicanal, un a un i en grup reduït. Tanmateix, podeu augmentar el vostre ús de Slack fent ús de la multitud d'integracions que poden transmetre informació entre Slack i altres plataformes que la vostra organització també pot utilitzar.

Podeu estar en funcionament amb un equip de Slack en qüestió de minuts i la interfície per al xat és raonablement accessible per a persones amb experiència amb sistemes de missatgeria en línia.

Preus
Slack té un sistema de preus per nivells. La versió gratuïta inclou un historial de missatges limitat i integracions finites.

Zoom - Videoconferència

Zoom inclou videoconferència, ús compartit de pantalla, xat i gravació de vídeo a la subscripció de nivell base. La interfície força intuïtiva fa que sigui relativament fàcil per als participants navegar un cop estiguin a la sessió.

Configurar un compte és ràpid, però hauríeu de dedicar uns minuts a familiaritzar-vos amb els controls per iniciar una reunió per saber on és tot quan ho necessiteu. Els controls dins de la interfície de videotrucada són bastant senzills i la majoria dels usuaris podran veure com accedir al xat o compartir pantalles si cal. Els nivells de subscripció més alts us donaran més eines, com ara sales de treball, que poden ser útils si esteu coordinant una conversa amb un grup més gran de persones.

Preus
Zoom té un sistema de preus per nivells. La versió gratuïta permet als usuaris allotjar fins a 100 participants, té reunions individuals il·limitades, un límit de 40 minuts per a reunions de grup i un nombre il·limitat de reunions generals.

Skype - Videoconferència

Skype és una altra opció per allotjar trucades de videoconferència o àudio amb fins a 50 persones. També podeu utilitzar Skype per trucar a persones que no estan a la plataforma. Skype facilita l'ús compartit de fitxers durant les trucades, l'ús compartit de la pantalla i la missatgeria. Una de les grans diferències entre Skype i Zoom és que a Skype podeu gestionar una llibreta de contactes i iniciar trucades amb altres persones, en lloc de convidar persones a la vostra sala de reunions o programar una videoconferència com ho faríeu a Zoom. Skype funciona més com una experiència telefònica tradicional, mentre que Zoom funciona més com una sala de reunions virtual.

Aquesta plataforma fa temps que existeix i ha sofert un bon nombre de canvis al llarg dels anys. Si fa temps que l'utilitzeu, potser us sorprendrà trobar algunes coses noves. La interfície és bastant navegable per a qualsevol persona amb experiència amb missatgeria en línia.

Preus
Microsoft ofereix diverses versions de Skype com a producte. El preu depèn principalment del vostre ús de trucades.

Grup de WhatsApp - missatgeria i trucades segures

WhatsApp ofereix trucades a Internet i missatgeria xifrada d'extrem a extrem. L'aplicació us permet crear i enviar missatges a diferents grups. Originalment era una aplicació mòbil, però ara hi ha disponible una versió d'escriptori.

WhatsApp organitza la interfície mitjançant xats i trucades. Els xats mostraran una llista dels vostres grups. Només cal un parell de tocs per entrar a una interfície de grup, crear-ne una de nova o enviar un missatge a un contacte. També podeu establir un estat actual per ajudar el vostre equip a saber quan esteu disponible.

Preus
WhatsApp és totalment gratuït.

El més probable és que ja tingueu un dipòsit de documentació existent: un sistema per fer un seguiment de la informació al qual tothom necessita accedir. Si no ho fas, aquesta és una oportunitat per crear-ne un.

Fins i tot quan tornis a l'oficina, és valuós tenir un lloc fiable per a la informació quan la gent té preguntes. Emmagatzemeu les pràctiques del vostre equip, les presentacions del projecte, les retrospectives, les notes de les reunions i les idees de pluja d'idees en un lloc previsible, i tots els membres de la vostra organització se'n beneficiaran, a distància o no. Aquestes eines us ajudaran a posar en ordre la vostra casa de documentació.

Google Docs – Tractament de textos, documents, fulls de càlcul

Sovint, Google Docs es considera Microsoft Word, però a Internet. Tot i que es modela en un processador de textos, realment s'ha convertit en molt més que un clon de Word. Ara s'ha convertit en l'eina de document digital de facto. En el seu nucli, la seva funcionalitat és bastant senzilla i hauria de ser familiar per a qualsevol que hagi utilitzat un processador de textos. Tanmateix, a causa de la seva connexió amb tota la línia de productes de Google Drive, inclosos els Fulls de càlcul de Google i les Presentacions de Google, Google Docs pot importar dades, gràfics i taules d'aquests productes. També pot executar scripts personalitzats.

Si heu utilitzat un processador de textos, no hauríeu de tenir problemes per començar a crear un document a Google Docs. Organitzar aquests documents pot ser una mica més un repte. Google Docs formen part de Google Drive, on podeu organitzar Documents, Fulls de càlcul i Presentacions de diferents maneres. Acabeu creant el vostre propi sistema de fitxers al vostre Google Drive, a diferència del sistema de fitxers del vostre ordinador. Igual que altres productes de Google, si manteniu un compte de G Suite personal i un compte de G Suite laboral, gestionar quin compte feu servir en un moment determinat pot ser un repte.

Preus
Gratuït per a tots els usuaris de G Suite.

Cua – Documentació i gestió de projectes

Coda és un sistema de documentació que pretén reunir múltiples fils. El valor únic de Coda és la possibilitat de tenir diferents tipus de fitxers en un sol espai. Les vostres diapositives, fulls de càlcul i taules poden viure dins del mateix document, en lloc d'haver de moure's entre diferents productes. Això és molt útil si teniu diferents recursos que necessiteu reunir mentre treballeu en un projecte.

Com que hi ha moltes coses diferents que podeu fer i moltes integracions diferents per aprofitar, és útil fer una ullada a la galeria de plantilles de Coda per fer-vos una idea del que és possible. Això és especialment important si trobeu que un llenç en blanc és aclaparador i no esteu segur de com organitzar el vostre treball.

Preus
Coda ofereix un sistema de plans escalonats. La versió gratuïta inclou editors i creadors de documents il·limitats, visors il·limitats, mida de document limitada, quotes baixes d'automatització, integracions limitades (encara que no són eines habituals que probablement necessiteu), un historial de versions de 7 dies, col·laboració en temps real, carpetes il·limitades. i suport comunitari.

Noció – Documentació i gestió de projectes

Notion és un nouvingut vist sovint com un competidor de Google Docs. Realment, intenta combinar eines tan diverses com Evernote, Trello i Airtable en una sola. Notion us permet crear i organitzar documents que poden fer molt més que processar paraules. Els documents de Notion poden incloure llistes de tasques pendents, calendaris, bases de dades i molt més. Si necessiteu un lloc per organitzar documents i gestionar les tasques que es deriven d'aquests documents, Notion pot ser una solució única per a aquests problemes.

La idea de les pàgines i l'organització de la noció pot ser confusa al principi. Hauríeu de tenir una visió clara de quins documents voleu emmagatzemar a Notion abans de submergir-vos-hi. Pot resoldre molts problemes diferents, així que descobriu el vostre cas d'ús particular abans de quedar-vos aclaparat.

Preus
Notion té un sistema de plans escalonats. La versió gratuïta ofereix membres i convidats il·limitats, 1.000 'blocs' (efectivament, seccions de contingut) i 5 MB d'emmagatzematge de fitxers.

Evernote – documentació

Evernote té una llarga història com a aplicació personal per prendre notes. Fa temps que permet als individus escriure notes, recopilar informació del web i organitzar la informació amb un sistema d'etiquetatge i categorització robust, la qual cosa la converteix en una eina de recerca popular. Alguns potser no saben que Evernote també té funcions de col·laboració, per un preu. El pla de negocis d'Evernote té una funció anomenada Spaces, que recull notes i documents de l'equip en un format semblant a Drive.

Evernote es pot utilitzar de manera molt senzilla com a lloc per escriure notes. Però té capes i capes de funcions que poden fer front als usuaris més potents. El seu clipper web us permet desar pàgines web i PDF del web i emmagatzemar-los al vostre compte d'Evernote. Podeu utilitzar l'etiquetatge i la cerca per filtrar les vostres notes de maneres infinites.

Preus
Evernote té un sistema de plans escalonats. La versió gratuïta inclou capacitats completes per prendre notes, així com etiquetar i cercar, sense compartir notes.

Les eines per a la gestió de projectes cobreixen des de plataformes simples que gestionen un component fins a productes a gran escala que aborden una àmplia gamma de funcionalitats que poden ser necessàries en una organització.

Trello - gestió de projectes

Trello és un sistema visual pràctic per organitzar el treball que s'ha de fer amb fitxes i llistes. Podeu crear un flux de treball que funcioni millor per al vostre equip, en el qual els elements es poden moure de manera ràpida i senzilla en funció del seu estat. Trello també ha introduït regles i integracions que poden ajudar a mantenir la vostra estructura organitzativa manejable. Trello també disposa de plantilles per si necessiteu algunes idees sobre com podeu fer el millor ús de la seva funcionalitat.

La interfície d'usuari és raonablement senzilla i no aclapara com poden ser algunes plataformes de gestió de projectes. Trello fa menys que altres plataformes, però això pot ser una bona cosa, ja que fa bé el que es proposa i sense el desordre de massa funcionalitats.

Preus
Trello té un sistema de plans escalonats. La versió gratuïta inclou taulers personals il·limitats, targetes il·limitades, llistes il·limitades, un límit de càrrega de fitxers de 100 MB, 10 taulers d'equip i automatització limitada.

Taula d'aire – Gestió i organització de les dades

La millor manera de pensar en Airtable és com un full de càlcul amb superpoders. Amb Airtable, podeu organitzar les dades en un format tabular familiar, però després es pot transformar en taulers kanban, calendaris i galeries visuals semblants a Trello. Podeu configurar formularis personalitzats que introdueixin l'entrada de l'usuari a la vostra base de dades d'Airtable. Per als usuaris professionals, Airtable té 'Blocs', que afegeixen funcionalitats addicionals a les taules, com ara geocodificació, gràfics i fins i tot una manera de dissenyar pàgines web basant-se en les dades de la vostra taula.

Airtable utilitza un llenguatge únic per descriure la seva funcionalitat. El que normalment es pot pensar com un full de càlcul o una base de dades s'anomena 'base'. Té 'Blocs' (per a usuaris professionals) que incorporen tecnologies de connectors a les vostres bases. Un cop supereu el llenguatge, Airtable és una eina de full de càlcul molt flexible que us ofereix una mica de poder útil sobre un full de Google.

Preus
Airtable té un sistema de plans escalonats. La versió gratuïta inclou bases il·limitades, 1.200 registres per base, 2 GB d'espai de fitxers adjunts per base i dues setmanes d'historial de revisions.

Interval - gestió de projectes

Range aborda el treball de saber qui fa què i on són els equips en termes d'objectius. Range facilita la planificació de tasques individuals i els registres d'equip amb horaris i es beneficia d'una àmplia gamma d'integracions amb aplicacions que és probable que utilitzeu, com ara Slack, Google Drive, Calendar, Trello i Github.

Té una interfície d'usuari amigable i el procés d'incorporació us guiarà a través de com utilitzar-lo. Els consells i els exemples estan disponibles a totes les visualitzacions fins que els ignoreu.

Preus
L'abast és gratuït per a equips de fins a 10 persones. Són 14 dòlars al mes per cada company addicional.

dilluns – Documentació i gestió de projectes

Monday és un sistema organitzat per la junta per gestionar projectes i fluxos de treball. Les integracions es connecten a aplicacions que potser ja estigueu utilitzant. Les diferents vistes, com ara la càrrega de treball i les cronologies, presenten l'estat de la feina de maneres útils per tal que sigui més fàcil avaluar què es fa i quan. La funcionalitat es pot automatitzar amb rutines d'automatització sense codi que poden agilitzar les tasques.

El lloc ofereix moltes funcionalitats, però el procés d'incorporació de comptes nous fa un treball decent per guiar-vos a través del procés de configuració d'un nou tauler. Hi ha moltes coses disponibles a la interfície, per la qual cosa pot trigar una mica a adonar-se de quina funcionalitat està disponible.

Preus
Monday té un sistema de plans escalonats, en què el preu es basa en el nombre d'usuaris. El pla bàsic, que és de 39 dòlars per a cinc usuaris al mes, ofereix taulers il·limitats, 20 tipus de columnes, una vista Kanban, formularis incrustats, 5 GB d'emmagatzematge i un registre d'activitat d'una setmana.

Els dos últims elements d'aquesta llista són plataformes de gestió de projectes força robustes que poden ser més del que esteu buscant si només esteu intentant abordar les llacunes provisionals del vostre flux de treball. Tanmateix, si esteu preparat per avaluar plataformes de gestió de projectes més intensives, aquestes són opcions tot en un per considerar.

Asana – Documentació tot en un, gestió de projectes i plataforma de comunicació

Asana és una plataforma de gestió de projectes a gran escala que pot abordar una varietat d'aplicacions en màrqueting, vendes, operacions, productes i diferents necessitats de gestió de flux de treball. És difícil descriure de manera succinta tota la seva funcionalitat, ja que Asana aborda diversos espais de gestió de projectes. Inclou bona part de la funcionalitat d'una combinació dels productes anteriors, com ara la comunicació, la gestió de tasques, els horaris, el flux de treball del projecte i molt més.

Preus
Asana té un sistema de plans escalonats. La versió gratuïta inclou gestió de tasques; visualitzacions de llista, tauler i calendari; cessionaris i dates de venciment; fins a 15 companys d'equip i integracions d'aplicacions.

Campament base – Documentació tot en un, gestió de projectes i plataforma de comunicació

Basecamp, construït per una empresa que ha estat pionera en el treball remot des d'abans que fos genial, promet resoldre totes les vostres necessitats d'eines principals en una solució integral. A Basecamp, tu crees projectes. Dins dels projectes, podeu crear llistes de tasques pendents, assignar tasques, enviar anuncis als membres de l'equip, programar reunions, compartir documents i iniciar xats en grup. Amb tot això, Basecamp podria substituir teòricament Google Docs, Slack, Dropbox, Trello i Asana.

Basecamp posa molt l'accent en la naturalesa asíncrona del treball remot. Si estàs buscant una solució que et permeti treballar amb persones en diferents horaris, en diferents llocs, amb diferents capacitats de comunicació remota, Basecamp és una solució especialment interessant.

Comprar un producte com Basecamp significa comprar tota la seva filosofia de gestió de productes. Funciona realment per a algunes persones i apaga altres. Però si esteu preparat per a una solució integral, dedicar-vos el temps a aprendre Basecamp us ensenyarà molt sobre què funciona per a la vostra organització i què no.

Preus
99 dòlars al mes per a usuaris i projectes il·limitats.

Tyler Fisher és el subdirector de tecnologia de Catalitzador de notícies . Es pot contactar amb ell a tyler@newscatalyst.org i a Twitter a @tylrfishr .

Heather Bryant és la subdirectora de producte de Catalitzador de notícies . Es pot contactar amb ella a heather@newscatalyst.org i a Twitter a @hbcompass .

News Catalyst ajuda les organitzacions de notícies a transformar-se en empreses digitals sostenibles.